Johtoryhmätoiminta hyödyttämään johtamista
Johtoryhmien haasteina ovat usein
1) Johtoryhmä ei ole aidosti asioita työstävä, eteenpäin katsova, suunnitteleva ja ideoiva ryhmä, vaan pikemminkin taaksepäin katsova tiedotusfoorumi.
2) Johtoryhmä on liiaksi ”one man show” toimitusjohtajan ollessa suurimmalta osin äänessä, jolloin johtoryhmän jäsenten osaaminen, kokemus ja näkemykset jäävät heikosti hyödynnetyiksi.
3) Johtoryhmä ei kykene katsomaan yrityksen tai organisaation etua kokonaisuutena, vaan toimintaa tarkastellaan liiaksi kunkin johtoryhmän jäsenen oman tulosyksikön näkökulmasta.
4) Johtoryhmä työskentelee liian paljon operatiivisten asioiden parissa. Strategisten asioiden käsittelyyn ei käytetä tai ole käytettävissä riittävästi aikaa.
5) Johtoryhmän kokoontumisia ei koeta mielekkäänä ajankäyttönä, kokoukset venyvät, niihin ei ole valmistauduttu, aikaa jää usein liian vähän tärkeille asioille, päätöksiä ei saada aikaan tai niiden seuranta on heikkoa.
Johtoryhmätyön kehitysprosessi
Pohjatyö
Aluksi perehdytään yrityksen/organisaation strategiaan ja liiketoiminnan tilanteeseen. Tämä tapahtuu keskustelemalla yrityksen johdon kanssa ja tutustumalla yrityksen kirjalliseen ja sähköiseen strategiamateriaaliin.
Johtoryhmän workshopit
Seuraavaksi yrityksen strategiasta johdetaan kaikkien johtoryhmän jäsenten keskeisimmät tehtävät. Ensiksi toimitusjohtaja määrittää, mitkä tehtävät hän ottaa omalle vastuulleen ja sen jälkeen määritetään muiden johtoryhmän jäsenten keskeisimmät tehtävät. Tämä tapahtuu yhdessä ryhmän jäsenten kanssa johtoryhmän workshopeissa/kehityspalavereissa.
Johtoryhmän jäsenten keskeisimpien tehtävien määrittämisen jälkeen voidaan toteuttaa ryhmädynamiikan workshopit, jossa käydään läpi esim.
– johtoryhmän perustehtävä
– johtoryhmätyöskentelyn pelisäännöt
– omat vahvuudet ja kehitystehtävät johtajana ja johtoryhmän jäsenenä
Johtoryhmän toiminta-agendan muodostaminen
Johtoryhmätoiminnan perusta on johtoryhmän tuloskortti, johon jokaiselle ryhmän jäsenelle määritetään keskeisten tehtävien pohjalta suoriutumistehtävät ja kehitystehtävät.
Suoriutumistehtävät edustavat jäsenten vastuualueiden tärkeimpiä työtehtäviä, joissa tulisi suoriutua hyvin. Kehitystehtävät ovat tehtäviä, joita vastuualueella on kehitettävä strategian mukaiseen toimintaan pääsemiseksi. Kehitystehtäviin otetaan mukaan myös kunkin johtoryhmän jäsenen johtajana kehittymisen tavoitteet ja johtoryhmän jäsenenä kehittymisen tavoitteet.
Johtoryhmän kortin pohjalta luodaan raportointimenetelmä (esim. pp-kalvot), jonka avulla johtoryhmän jäsenet raportoivat johtoryhmäkortissa vastuullaan olevat asiat ryhmälle.
Seuraavaksi käydään läpi johtoryhmäkokouksen agenda, jäsenten rooli kokouksessa, kokoustaajuus ja ryhmän tekemien päätösten huolehtiminen käytäntöön sekä niiden seuranta.